Självfaktura - kan självfakturering vara något för ditt företag?
En självfaktura är en faktura som upprättas av köparen istället för säljaren. Det innebär att den som har mottagit en vara eller tjänst i praktiken skickar en faktura till sig själv för säljarens räkning. Läs mer om vad som gäller vid självfakturering i artikeln!
När är det lägligt med självfakturering?
För småföretagare som regelbundet jobbar mot större kunder kan självfakturering vara ett upplägg som passar bra. Eftersom det är din kund som upprättar och skickar fakturan blir det en sak mindre att tänka på för dig som småföretagare.
Samtidigt har stora kunder ofta ekonomiavdelningar med gott om resurser för att hantera fakturering. I vissa situationer har köparen bättre insikt om de exakta detaljerna kring en transaktion, vilket gör det smidigt för denne att själv skapa fakturan.
Säljaren har ansvar över fakturan
Trots att köparen skapar självfakturan, är det viktigt att känna till att det fortfarande är säljaren som bär ansvaret för att fakturan är korrekt. Därför är det viktigt att säljaren alltid granskar och godkänner självfakturan innan betalningen sker. Detta säkerställer att alla detaljer är korrekta och att båda parter är överens om innehållet i fakturan.
Om du som säljare skulle märka av att fakturan är felaktig ligger ansvaret på dig att identifiera misstaget och därefter åtgärda det med hjälp av en kreditfaktura.
Avtal krävs för att skapa självfaktura
Självfakturering kan vara en smidig lösning för vissa företag, men det går inte att börja självfakturera utan några som helst bestämda ramar. Skatteverket nämner två kriterier som måste uppfyllas för att köparen ska kunna upprätta självfakturor:
- Det måste finnas ett avtal för självfakturering mellan köparen och säljaren
- Det ska finnas ett tillvägagångssätt för säljaren att godkänna varje självfaktura
Det finns relativt stort svängrum för ovanstående punkter. Det finns inget krav på att avtalet ska vara skriftligt, men det är viktigt att båda parterna är överens om vad som gäller för att undvika problem. Saker som är bra att diskutera och bestämma är hur ofta faktureringen ska ske, vilken information som behöver inkluderas och andra relevanta villkor och detaljer.
Den andra punkten kräver inget skriftligt godkännande eller annan formell gest för varje enskild faktura. Att säljaren tar upp självfakturan i sin bokföring räcker som bekräftelse på att fakturan är korrekt.
Går det att lägga ut självfakturering på en tredje part?
Det är möjligt att låta en tredje part, exempelvis en redovisningsbyrå, skapa och skicka självfaktura å köparens vägnar. Det finns inga juridiska bestämmelser som säger hur ett sådant här upplägg ska se ut. Det är istället upp till de berörda parterna att komma överens om en process som fungerar bra.
Om du lejer ut självfakturering på en tredje part är det viktigt att säljaren är medveten om vem som skickar fakturan och att den tredje parten har all nödvändig information för att skapa en korrekt faktura.
Hur ser en självfaktura ut?
En självfaktura ser ut som vilken annan faktura som helst. Det är ingen skillnad i innehållet, utan bara vem som skapar fakturan.
Detta ska en faktura innehålla.
Fördelar och nackdelar med självfaktura
Vilka företag som gynnas av att använda självfakturering varierar från fall till fall. Övergripande kan man nämna följande för- och nackdelar.
Fördelar
Effektivitet:
För enmansbolag som jobbar med samma kund ofta kan det frigöra mycket administrativt arbete för småföretagaren. Istället är det kunden som sköter faktureringen.
Precision:
Eftersom köparen ofta har detaljerad kunskap om transaktionen, exempelvis hur många timmar man har hyrt in en konsult, har köparen lika bra koll på faktureringsunderlaget som säljaren.
Nackdelar
Otydlighet:
Det finns inga krav på skriftliga avtal när man påbörjar självfakturering, vilket i vissa fall kan leda till otydlighet kring vad som förväntas av köparen.
Tidskrävande för köparen:
Eftersom fakturering vanligtvis sköts av säljaren, bidrar självfakturering med ett extra moment i en affär.
Fakturering i Bokio
I Bokio blir fakturering enkelt. Om du har företagskonto i Bokio håller systemet koll på när betalningen kommer in och bokför den automatiskt, allt du behöver göra är att pricka av transaktionen! Läs mer om fakturering i Bokio!
Du kanske också är intresserad av
Kom igång med Bokio idag!
Med företagskonto och automatiserad bokföring samlat blir allt enklare, tryggare och billigare. Kom igång direkt, du binder dig inte till något.
Skapa konto Se våra priser