Vad ska en faktura innehålla – och hur ska den vara utformad?
Fakturering är för många en stor del av att driva eget företag. Men till en början kan det vara svårt att veta vad en faktura ska innehålla och vilka regler det finns för fakturor. I den här artikeln går vi igenom allt du behöver veta om en fakturas innehåll!
Vad ska en faktura innehålla?
Enligt bokföringslagen finns det viss information som en faktura måste innehålla för att den ska vara giltig. I den här listan går vi igenom allt som en faktura måste innehålla:
- Fakturadatum
- Fakturanummer
- Säljarens och köparens adress
- Förfallodatum
- Säljarens momsregistreringsnummer
- I vissa fall köparens momsregistreringsnummer (ex vid EU-handel)
- Transaktionens art och omfattning
- Datum då varan eller tjänsten såldes
- Specifikation
- Pris
- Beskattningsunderlag för varje momssats eller undantag
- Tillämpad momssats
- Momsbelopp
- Vid befrielse från moms – hänvisning till relevant bestämmelse
Information som är obligatorisk för aktiebolag:
- I vilken kommun aktiebolaget har sitt säte
- Aktiebolagets organisationsnummer
- Aktiebolagets namn
Även om det inte är obligatoriskt, bör följande information inkluderas på en faktura:
- Betalningsvillkor och villkor om dröjsmålsränta
- Plus- och bankgironummer till säljaren
- Information om säljaren har godkännande för F-skatt
- Specifikation om vilken typ av faktura det är
- Avsändarens och mottagarens referenser
- Hänvisningar till eventuella beställningar och offerter
- Leveransvillkor
Nedan följer en mer djupggående förklaring till vissa av delarna.
Fakturadatum
Fakturadatum är det datum som fakturan skickas från avsändaren till kunden. Det är från och med fakturadatumet som kredittiden börjar. I många fall överensstämmer fakturadatumet med leveransdatumet.
Fakturanummer
Varje enskild faktura ska inkludera ett unikt fakturanummer, som är till för för att identifiera en faktura. När du fakturerar i ditt företag ska fakturanumren vara i obruten svit. Detta betyder att man inte kan hoppa över ett nummer eller byta ordning. I Bokio genereras fakturanummer helt automatiskt.
Momregisteringsnummer
Momsregistreringsnummer är ett unikt nummer som alla momspliktiga företag får av Skatteverket. Det används som ett bevis på att ett företag är momspliktiga. Vid fakturor ska det alltid finnas ett momsregistreringsnummer, vid utlandsfakturering kan det även vara nödvändigt med kundens momsregistreringsnummer.
Specifikation
För att det ska vara lättare för Skatteverket att granska ett företags inkomster ska en faktura tydligt specificera vad det är fakturan avser. Det brukar framgå vad som köpts, hur många av vara och styckpris per artikel.
För större företag där det är olika personer som lägger beställningen och attesterar fakturan är specifikationen till stor hjälp.
Referens
En fakturareferens används för att underlätta fakturahanteringen för både säljaren och kunden. I en stor organisation kan en referens göra att fakturan hamnar hos rätt person eller avdelning.
Referensen kan i vissa fall bestå av namnet på den person som ska attestera fakturan, men kan andra fall bestå av en serie bokstäver eller siffror.
Betalningsvillkor och villkor om dröjsmålsränta
I betalningsvillkoren beskrivs kredittiden, på vilket sätt betalningen kan gå till och vad som skulle hända om en betalning är försenad, exempelvis kostnad för påminnelsefaktura och dröjsmålsränta.
Förfallodatum
Förfallodatum är den dagen som fakturan betalning ska ha kommit in på på säljarens konto. Förfallodatumet räknas ut genom att ta fakturadatumet plus kredittiden.
Formkrav för faktura
Det finns ingen strikt mall för exakt hur en faktura ska se ut, så länge den innehåller alla väsentliga delar. Det gör att olika fakturor kan skilja sig åt i utseende. Det lämnar utrymme för att du kan sätta din personliga prägel på den, exempelvis genom att använda ditt företags typsnitt, färg och logotyp.
Hur ska en faktura vara utformad?
En korrekt utformad faktura ska vara tydlig, lättläst och innehålla all obligatorisk information som vi har gått igenom ovan. Layouten kan variera, men det är viktigt att informationen presenteras på ett logiskt och överskådligt sätt.
Det kan vara bra att tänka på att en korrekt utfärdad faktura inte bara är en juridisk skyldighet, utan även kan påverka hur det är att göra affärer med dig. En kladdig och rörig faktura kan ge ett oprofessionellt intryck och leda till osäkerhet kring betalningen.
Mycket att tänka på kring fakturering?
Det kan verka överväldigande att tänka på allt som ska vara med på en faktura. Lyckligtvis finns lösningen i Bokio! Då behöver du inte oroa dig över att du har glömt att inkludera vissa delar av en faktura, Bokio ser till att fakturan blir fullständig åt dig. Läs mer om fakturering i Bokio.
Du kanske också är intresserad av
Kom igång med Bokio idag!
Med företagskonto och automatiserad bokföring samlat blir allt enklare, tryggare och billigare. Kom igång direkt, du binder dig inte till något.
Skapa konto Se våra priser