Hur bokför man i Bokio?

Att bokföra i Bokio är både enkelt och automatiserat så att även du som inte har någon tidigare erfarenhet av bokföring klarar av att göra det själv. Med våra bokföringsmallar slipper du ha koll på bokföringskonton, debet, kredit eller räkna på moms.

I Bokio kan du både få automatiska bokföringsförslag eller själv skriva in och söka bland våra färdiga mallar. Bokföringsförslagen kan du också anpassa själv genom att sätta upp egna regler. I den här guiden går vi igenom hur allt detta fungerar och hur du enkelt kommer igång med din bokföring i Bokio!

1. Synka dina banktransaktioner

Att ha banktransaktionerna som grund när du bokför är ett väldigt bra tillvägagångssätt för både enklare, mer effektiv och korrekt bokföring! I Bokio blir detta enklast med Bokio Företagskonto, ett integrerat bankkonto, bankgiro och företagskort som gör att du kan hantera alla dina betalningar direkt i Bokio istället för separat hos en extern bank. Företagskontot ingår i båda våra prisplaner och du ansöker enkelt direkt från ditt Bokiokonto.

Har du redan en extern bank kan du istället sätta upp automatisk bankkoppling så att transaktionerna hämtas automatiskt. Att koppla till din bank kostar inget extra och du kan se vilka banker vi har stöd för här.

Några fördelar med att bokföra utifrån dina banktransaktioner:

• Då både summa, datum och annan information om affärshändelsen finns i transaktionen så är det redan förifyllt när du ska bokföra och du slipper justera det själv
• Du kan få automatiska bokföringsförslag
• Du slipper göra avstämning separat i banken
• Du får bättre koll på att allt är bokfört och undviker fel

2. Ladda upp underlag

Det är viktigt att kvitton, fakturor och annat underlag som är kopplade till dina affärshändelser laddas upp och kopplas till rätt verifikat i din bokföring.

Det första som kan vara bra att komma ihåg är att du behöver spara underlaget i den form du tagit emot eller skickat det. Här kan du läsa mer om vad du behöver tänka på vid arkivering av din underlag och bokföring.

Nedanför går vi igenom olika sätt du kan ladda upp ditt underlag samt vart det hamnar i Bokio och hur du enklast kopplar det till din bokföring!

Använd mobilappen

Med vår mobilapp kan du snabbt och smidigt fota ditt underlag oavsett var du är. Logga in på ditt företag, klicka på + ikonen och välj om du vill Ta foto eller ladda upp eller Ladda upp PDF. Här kan du läsa mer om uppladdning av underlag med mobilappen

Ladda upp via datorn

Knappen Skapa ny hittar du alltid högst uppe i vänstermenyn. Klicka på den och välj Ladda upp underlag för att ladda upp kvittot, fakturan eller annat underlag som du vill bokföra.

Bokio stödjer uppladdning av både PDF- och bildfiler. Du kan också välja att ladda upp ett eller flera underlag samtidigt.

Inne på sidan Transaktioner att bokföra (där dina banktransaktioner hamnar) kan du också ladda upp underlaget, antingen direkt i listan eller när du väl ska bokföra.

När du väljer från redan uppladdat underlag visar vi dig den bästa matchningen baserat på datum och belopp.

Skicka in via Kvittoinkorgen

Med kvittoinkorgen får du en e-postadress som du kan mejla ditt bokföringsunderlag (endast PDF) till. Har du t.ex. Fått en faktura på mejl så kan du vidarebefordra den till din adress för kvittoinkorgen så hamnar det bland uppladdat underlag i Bokio. För att kunna skicka in till kvittoinkorgen måste du lägga till vilka e-postadresser som tillåts som avsändare. Du kan lägga till både din egen och exempelvis leverantörers e-postadresser. Läs mer om hur du sätter upp en kvittoinkorg.

3. Bokför dina transaktioner

Med banktransaktionerna på plats och underlaget uppladdat är vi nu redo att bokföra och klickar oss in på sidan Transaktioner att bokföra. Grunden i Bokios bokföring är bokföringsmallarna och med hjälp av dessa behöver du inte fundera på vilket bokföringskonto du ska använda, om det ska debiteras eller krediteras. Du slipper också beräkna momsen, det hjälper mallarna dig med!

Automatiska bokföringsförslag

När du bokför från Transaktioner att bokföra har du möjlighet att få automatiska bokföringsförslag som du kan godkänna med ett klick! Förslaget baseras på transaktionsdata och vilka mallar som används mest. Detta gör att du själv slipper skriva in och söka efter mallen, det blir enklare med guidning till val av rätt mall samt mindre manuellt arbete och färre klick för att färdigställa din bokföring.

Vid de fall vi inte kan ge ett förslag visas istället dina mest använda mallar och du kan i så fall istället söka efter det du vill bokföra.

Skapa egna regler

Vid de fall vi inte har möjlighet att ge automatiska förslag kan du enkelt skapa egna regler för vilken bokföringsmall som ska föreslås för en viss transaktion! Med Bankregler kan du själv sätta upp villkoren som förslaget av mall ska baseras på (såsom meddelande, belopp eller betalkonto). 

När du har bokfört ett verifikat kan du direkt om du vill skapa en bokföringsregel baserat på ett eller flera villkor. Du kan välja att acceptera och skapa bankregeln direkt eller klicka på Visa detaljer eller ändra regel för att justera och eventuellt lägga till fler villkor.

På översikten av dina transaktioner ser du direkt om en transaktion matchar med en bokföringsregel. Har du flera transaktioner som matchar samma regel kan du bokföra alla samtidigt om du vill.

Läs mer om hur du skapar och hanterar bankregler här

Sök efter mall

Får du varken ett automatiskt bokföringsförslag eller match med en bokföringsregel så kan du istället skriva in och söka efter mallen själv. Gäller köpet exempelvis en dator så skriver du "dator" i sökfältet och får då upp de mallar som passar sökordet.

Matcha mot fakturor och redan bokförda verifikat

När du bokför från dina transaktioner så har du också möjlighet att matcha mot andra händelser, såsom:

• Befintliga verifikat (dvs. Händelser du redan bokfört)
• Leverantörsfakturor
• Kundfakturor

Använder du Bokio Företagskonto så sker dock avprickning och bokföring av både leverantörs- och kundfakturor helt automatiskt. Det innebär att du inte behöver hantera dessa transaktioner från Transaktioner att bokföra utan du får istället en notis när en betalning blivit registrerad (såvida inte något med betalningarna avviker och systemet inte har möjlighet att matcha).

Att matcha mot befintliga verifikat innebär att du helt enkelt checkar av transaktionen bara utan att bokföra något i och med att händelsen redan blivit bokförd. Detta är en bra kontroll för att undvika dubbelbokföring. Bokio föreslår matchningar med specifika verifikat om:

• Summan på verifikatet är detsamma på banktransaktionen
• Det är på samma konto och datumet är inom fem dagar före eller efter verifikatet blivit bokfört Läs mer om matchning av transaktioner

Andra sätt att bokföra

Om du inte har möjlighet eller vill bokföra från dina banktransaktioner så finns det såklart andra tillvägagångssätt. Via ditt uppladdade underlag i Uppladdat eller Att göra kan du bokföra direkt utan att det är kopplat till en transaktion. Det första du får göra i detta bokföringsflödet är att välja vilken kategori det gäller. Se mer i videon nedan hur detta fungerar!