Bokföra traktamente
Vad är traktamente?
Traktamente är en ersättning som man som anställd kan få av sin arbetsgivare när man reser i tjänsten. Traktamentet ska täcka de ökade levnadskostnaderna under tjänsteresan, det vill säga utgifter för logi, högre måltidskostnader än vanligt och diverse småutgifter. Vi rekommenderar att man lägger in det i samband med skapandet av löner men det går också bra att lägga kostnaderna direkt i bokföringen då det betalas ut.
Man brukar prata om skattefritt traktamente. Om arbetsgivaren inte betalar traktamente som överstiger de avdragsgilla beloppen som finns så ska den anställde inte deklarera eller behöva göra avdrag. I arbetsgivardeklarationen markerar arbetsgivaren att traktamente betalats ut till den anställde och att detta ej överstigit det avdragsgilla schablonbeloppet. Som arbetsgivare gör man ej skatteavdrag eller betalar arbetsgivaravgifter på skattefritt traktamente.
För att få betala ut traktamente krävs alltid minst en övernattning.
Läs mer om vad som gäller för traktamente.
Hur bokförs traktamente?
Om du inte lägger in det på den anställdes lön så får du i dagsläget bokföra det manuellt enligt nedan.
Skattefria traktamenten i Sverige bokförs på 7321, Skattepliktiga inom Sverige 7322.
Skattefria traktamenten utomlands bokförs på 7323 och Skattepliktiga utomlands 7324.
Om pengarna betalas ut direkt bokförs det manuellt så här:
7321 (Skattefria traktamenten, Sverige) Debet Totalsumma
19XX Kredit Totalsumma
Betalas det inte ut direkt så krediterar istället konto 2890 (Övriga kortfristiga skulder). När utbetalning sedan sker så använder du mallen Utlägg utbetalning och väljer det betalkonto som använts vid betalning.
Belopp för utlandstraktamente år 2018 finns att tillgå här. 2019 års värden för utlandstraktamente hittar du här.
Kan anställd få ersättning för mat mm och samtidigt få ut traktamente?
Arbetsgivaren kan skattefritt ersätta den anställde för logikostnader. För att bokföra detta krävs kvitto eller liknande som underlag. Även måltidskostnader kan bekostas av arbetsgivaren. Observera dock att om detta görs, så måste eventuellt skattefritt traktamente minskas, eftersom den anställde då inte har haft de ökade måltidskostnaderna som traktamentet ska täcka. Detta gäller även vid måltider som går under representation. Se Skatteverkets tabeller för detta.
Ägare i enskild firma
Är du enskild företagare betalar du inte ut lön till dig själv. I dagsläget finns följande konto att tillgå i den manuella bokföringen:
Skattefria traktamenten i Sverige bokförs på 5843, Skattepliktiga inom Sverige 5844.
Skattefria traktamenten utomlands bokförs på 5845 och Skattepliktiga utomlands 5846.
Om pengarna betalas ut direkt bokförs det manuellt så här:
5843 (Traktamente Sverige avdragsgillt (Ägare enskild firma) Debet Totalsumma
19XX Kredit Totalsumma
Betalas det inte ut direkt så krediteras istället konto 2018. När utbetalning sedan sker så använder du mallen "Egen insättning, återbetalning".
Observera!
Det är viktigt att hålla reda på vilket belopp som är avdragsgillt respektive icke avdragsgillt när man bokar traktamente då detta kan påverka din beskattning.