Skicka in kvitton och fakturor med e-post - Skapa Kvittoinkorg
Alla företag har möjligheten att skapa en faktura-/kvittoinkorg som tar emot fakturor och kvitton via e-post. E-post man skickar dit som har en bifogad PDF-fil hamnar i bokföringskön i Bokio för att sedan enkelt kunna bokföras.
Steg 1: Skapa adress till Kvittoinkorg
Under Inställningar → Kvittoinkorg kan man skapa sin inkorg och ge den ett namn, tex dittforetagsnamn@app.bokio.se. Max-storleken på meddelandet med bifogande filer är på 4Mb. Adressen skapas automatiskt men vill du ändra den kan du klicka på redigera och på sätt välja ditt egna namn.
Steg 2: Lägg till tillåtna avsändare
För att kunna skicka in till bolagets kvittoinkorg måste man lägga till e-postadressen som tillåten avsändare. Här kan du lägga till både din egen och leverantörers e-postadress.
Efter det är det bara att skicka eller vidarebefordra in sina kvitton och fakturor som PDF-filer till vald e-postadress, de kommer då hamna i bokföringskön för att senare kunna bokföras. F.n. fungerar det bara att skicka in bifogade filer som PDF.
Det går inte att skapa Kvittoinkorg?
Om adressen inte accepteras av systemet kan det vara så att en annan användare har samma namn. Alternativt att man tidigare haft ett bolag som man raderat där detta namn funnits som kvittoinkorg. Detta är då upptaget även fall själva bolaget är borttaget. Kontakta gärna support@bokio.se så hjälper vi dig att lösa detta.
Mina kvitton kommer inte in även fall adressen är tillåten avsändare?
Gmail verkar ibland registrera två olika tycker av e-postadressen. Tex "anna.andersson@gmail.com" och "annaandersson@gmail.som". Det man får göra då är att lägga till båda som tillåten avsändare i kvittoinkorgen.
Skicka vidare kvitton automatiskt från din e-post till kvittoinkorgen
Det kan vara smidigt att sätta upp så att alla fakturor som skickas till dig automatiskt skickas vidare till din kvittoinkorg i Bokio. Detta kan man göra via sin e-postklient som t.ex. Gmail eller någon mailleverantör som t.ex. Mailgun. Man kan t.ex. vidarebefodra alla fakturor som kommer till faktura@ditt-foretag.se eller info+faktura@ditt-foretag.se till kvittoinkorgen.