Varför ska jag ladda upp underlaget digitalt?
Om du laddar upp kvitton och fakturor i ett digitalt system så behöver du inte spara de fysiska underlagen. Det kan underlätta då det i slutändan kan bli en hel del papper att hålla reda på. Du får enligt lag använda den digitala kopian som ersättning för din traditionella pärm.
Enligt bokföringslagen ska det för varje affärshändelse finnas en verifikation och verifikationen ska innehålla ett antal uppgifter.
Det är alltid företagaren som ansvarar för arkiveringen av räkenskapsinformationen. Det är inte minst viktigt att komma ihåg vid till exempel byte av bokföringssystem, redovisningskonsult eller fakturascanningssystem. I de flesta bokförsingssystem har du möjlighet att importera tidigare bokföring.
Måste jag ladda upp underlag på utbetalningar?
Bankkontoutdrag ska egentligen vara med på alla utbetalningar, men man kan spara bankkontoutdraget och skriva vilka verifikationer det avser om man inte vill lägga in alla bilder i respektive verifiktion. Dvs, om du skriver ut kontoutdraget och bara noterar vilka verifikat respektive rad gäller så blir det helt rätt.
Arkivering
Enligt bokföringsnämnden och den svenska bokföringslagen så ska bokföringen arkiveras i minst sju år. Det här gäller inte enbart själva bokföringen utan också alla kvitton, dokumentation och annat underlag samt deklaration och årsredovisning. Ser du till att arkivera din bokföring digitalt så behöver du inte spara papperskopian på underlaget. Läs mer om arkivering här.
Hantering i Bokio
I Bokio har vi arbetet mot att digitalisera så mycket av bokföringen som möjligt genom att ge våra kunder möjligheten att skapa och upprätta egna underlag direkt i Bokio via tex lönespecifikationer samt kundfakturor. I Bokio behöver du därmed inte lägga in ytterligare underlag för dessa bokningar, detta sker nämligen automatiskt i Bokio när du använder funktionerna Fakturor och löner.
Detsamma gäller för underlag som skapas i lönefunktionen. Dessa syns inte i verifikatet som en förhandsgranskning, men är väl spårbara.
Vid bokföring av en kundinbetalning måste du i regel lägga in en verifikation på detta enligt bokföringslagen. I Bokio per dagsläget behöver du lägga till verifikationer som inte skapas i systemet och de flesta avser transaktioner som sker via banken och skattekontot.
Anställdas utlägg
Liksom andra inköp i verksamheten så räknas även det en anställd köper för företagets räkning, oavsett om det är med privata pengar eller ej, in som en affärshändelse i företaget.
I Bokio har vi vår utläggsfunktion och när du erhåller kvittot, oavsett digitalt eller i fysisk form, så behöver du inte spara kvittot i en separat mapp eller pärm utan den kommer att finnas i Bokios bokföring.