Vad är en kontoplan och hur fungerar den i bokföringen?
Varför finns det så många olika bokföringskonton och vad säger dem oss egentligen? Hur håller man reda på alla olika siffror? Det ska vi försöka redogöra. Kontoplanen är faktiskt mer strukturerad än vad man kanske först tror och att åtminstone ha lite koll på den har sina fördelar. Du kan få en bättre förståelse för din bokföring och på så sätt även ditt företags ekonomi.
Vad är en kontoplan?
Kontoplanen är en lista över de konton som används i bokföringen. Den består av fyra olika huvudgrupper och kan sägas vara grunden i företagets redovisning.
- Tillgångar
- Skulder
- Intäkter
- Kostnader
Vad är BAS-kontoplan?
För att personer som jobbar i olika system och företag ska kunna förstå vad i ett bolags bokföring som består av tillgångar, skulder, intäkter respektive kostnader använder man en och samma kontoplan. Det är här vi har vår BAS-kontoplan. Den kan variera mellan åren, men är i grund och botten densamma. I Bokio använder vi BAS-kontoplan 2015. Du hittar hela kontoplanen under Inställningar → Kontoplan.
Om du behöver lägga till ett eget konto till kontoplanen så kan detta göras på samma ställe Inställningar→ Kontoplan → Skapa nytt konto. Här kan du läsa mer om hur man lägger till egna konton och vad man bör tänka på.
Kontoplanen består av fyra huvudgrupper. De i sin tur består av kontoklasser som sedan är indelade i underkonton.
Se nedan uppställning.
- Huvudgrupper
- Kontoklasser
- Underkonton
Huvudgruppen består av
- Tillgångar
- Skulder
- Intäkter
- Kostnader
Kontoklasserna har ett antal underkonton som används för att specificera vad bokföringen avser. Det är här vi närmare kommer in på vart siffrorna ska in någonstans. Antingen på balansrapporten eller resultatrapporten.
Balansrapporten
- 1xxx – Tillgångar som kassa, bank och kundfordringar
- 2xxx – Skulder och eget kapital
Resultatrapporten
- 3xxx – Intäkter för exempelvis försäljning
- 4xxx – Kostnader vid exempelvis inköp av material
- 5xxx–6xxx - Övriga försäljningskostnader
- 7xxx – Kostnader för personal
- 8xxx – Finansiella poster
Den första siffran på kontot talar om vad det är för typ. Om man känner till vad den första siffran innebär kan ofta hitta rätt konto utifrån det.
Balansrapporten
Syftet med en balansrapport är att få en överblick på hur den ekonomiska ställningen är på balansdagen. Den specificerar i vilken omfattning tillgångarna är finansierade av eget kapital eller skulder. I balansrapporten hittar vi kontoklass 1 och 2.
Tillgångar på 1XXX
En tillgång klassificeras som en resurs som förväntas ge ekonomisk vinning i framtiden. De delas upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Anläggningstillgångar med kontonummer 10XX-13XX är tillgångar som ska innehas över ett års tid, till exempel byggnader och bilar. Omsättningstillgångar med kontonummer 14XX-19XX är tillgångar som kommer att omsättas inom ett år. Det kan vara varulager, kundfordringar eller likvida medel till exempel.
Den andra siffran i kontonumret avgör vad för slags tillgång det är medan den tredje ger en ytterligare specificering. Den fjärde siffran kan man ofta variera och skapa alternativ som till exempel olika bankkonton. 1920 är i Bokio Plusgiro medan 1930 är Företagskonto.
Skulder på 2XXX
Konton som börjar på siffran 2 är antingen skulder eller eget kapital. Skulder delas upp i kortfristiga (förfaller inom ett år) och långfristiga (förfaller senare än ett år fram i tiden) skulder medan eget kapital är skillnaden mellan tillgångar och just skulder. Det kan ses som en skuld till ägarna.
Skuldkonton som används ofta är till exempel leverantörsskulder (2440) och skatteskulder (25XX). Även moms (26XX) redovisas som en skuld och där finns det olika konton för de olika momssatserna, till exempel om det gäller in- eller utgående moms.
Resultatrapporten
En resultatrapport är en sammanställning av dina intäkter och kostnader under ett räkenskapsår. De redovisas under konton som börjar på 3, 4, 5, 6, 7 och 8, och alla nummer ger dig en ledtråd om vad det är för typ av intäkter och kostnader.
Intäkter på 3XXX
Det du säljer och fakturerar ska bokföras på konton som börjar med siffran 3. Kontoklass och underkonto specificerar om försäljningen gäller en vara, tjänst, med vilken momssats samt om köparen är från utlandet eller ej. På konton som börjar med 3XXX kan du se vad du i ditt företag har sålt och fakturerat.
Kostnader på 4XXX, 5XXX och 6XXX
Jämfört med intäktssidan så finns det betydligt fler kostnadskonton att välja mellan. Här vill man skilja på vilka inköp som är hänförliga till din huvudverksamhet och vad som inte är det. Om ditt bolag till exempel säljer bilar så ska alla inköp av bilar och tillbehör bokföras under ett 4XXX-konto, då alla inköp som gjorts här ska säljas vidare i din verksamhet.
De kostnader som bokförs under 5XXX avser oftast lokalkostnader, fastighetskostnader, förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial.
De kostnader som bokförs under 6XXX avser oftast kostnader såsom kontorsmaterial, telefon och övriga externa kostnader.
Beroende på hur detaljerat du vill redovisa dina kostnader kan du efter vald kontoklass dela in det ytterligare för att till exempel kunna jämföra kostnaderna i framtiden vid upprättande av en budget. Alla inköp av förbrukningsinventarier kan bokföras 5410 (förbrukningsinventarier) men du skulle också kunna dela upp det på konto 5411 (förbrukningsinventarier med en livslängd på mer än ett år) och 5412 (förbrukningsinventarier med en livslängd på ett år eller mindre).
Kostnader på 7000-7699
Här bokförs alla kostnader som är relaterade till personal, dvs lönekostnader och sociala avgifter. Även källskatt bokförs under 7XXX-kontot. Traktamenten och övriga personalkostnader som friskvård är också några exempel på personalkostnader.
Kostnader på 7700-7XXX
Här bokförs värdejusteringar av tillgångar. Det kan till exempel vara avskrivning på bilar, maskiner och andra inventarier eller valutajusteringar.
Kostnader på 8XXX
Här bokför du räntekostnader och ränteintäkter, dvs intäkter och kostnader som har med till exempel banktjänster eller ränta på lån. Även kostnadsräntor eller intäktsräntor som finns på skattekontot ska bokföras under 8XXX.