Skapa och hantera bankregler

Vad är bankregler?

Bankregler gör att du kan automatisera bokföringen av dina bank- och korttransaktioner. Genom att skapa regler för vilken bokföringsmall som ska föreslås för en viss typ av transaktion, slipper du själv söka efter mallen varje gång du ska bokföra. Transaktionsdatan analyseras och om den matchar med en bankregel så föreslås mallen (eller flera mallar) automatiskt och du kan enkelt bokföra transaktionen med bara ett klick. Om flera transaktioner matchar samma bankregel kan du bokföra dem samtidigt.

Bankregler fungerar både för automatisk bankkoppling, om du har Bokio Företagskonto eller importerar bankrader manuellt. I den här artikeln går vi igenom hur du skapar, justerar och tar bort bankregler.

Skapa bankregler

Smidigaste sättet att skapa en bankregel är i samband med att du bokfört en transaktion på sidan Transaktioner att bokföra. Utifrån den bokförda transaktionen kan du direkt välja om liknande transaktioner ska bokföras på samma sätt. Dvs. om du vill skapa en bankregel baserat på ett eller flera villkor som transaktionen du precis bokfört har (t.ex. Vad som står i meddelandet på transaktionen).

Skapa bankregel

Du kan välja att acceptera och skapa bankregeln direkt eller klicka på Visa detaljer eller ändra regel för att justera och eventuellt lägga till fler villkor.

Klickar du på Visa detaljer eller ändra regel så får du upp villkoren som regeln kommer att ha om du skapar den.

Även på översikten av dina transaktioner, dvs. sidan Transaktioner att bokföra, kan du skapa en bankregel. Detta går också snabbt och smidigt då informationen (meddelande och belopp) kommer att fyllas i automatiskt. Du kan sedan göra ändringar och lägga till fler villkor innan du sparar bankregeln.

Du kan också skapa en bankregel från scratch genom att gå in under Inställningar → Bankregler.

Här ligger samtliga aktiva bankregler du skapat och du kan enkelt lägga till, ta bort samt redigera prioritering av reglerna. Klicka på Skapa ny regel för att lägga till en regel.

Börja med att skriva in namnet på regeln. Välj ett namn som hjälper dig att komma ihåg vad regeln handlar om. Gör sedan följande steg:

1. Sätt upp villkor

Om du inte skapar en bankregel direkt från en bokförd transaktion så får du själv sätta upp villkoren för regeln. Du kan sätta upp enstaka villkor eller kombinera flera olika för att få fram en regel som fångar upp exakt den typ av transaktion som du vill. Börja med att välja vilken typ av information som villkoret ska baseras på, du kan välja mellan:

- Meddelande: Avser textmeddelandet som transaktionen innehåller
- Belopp: Transaktionens belopp/summa
- Betalkonto: Bokföringskontot (t.ex. 1930 - Företagskonto) som transaktionen registreras på.

Beroende på vilken information du väljer att basera regeln på kan du välja mellan följande attribut:

Meddelande	Belopp
slutar med
innehåller	lika med
lika med	större än
börjar med	mindre än

I exemplet nedan väljer vi att sätta ett villkor för Meddelande. Meddelandet ska innehålla texten "abonnemang".

När du har lagt till första villkoret så kan du välja att lägga till ett ytterligare. Klicka på Lägg till ytterligare villkor. Nu väljer vi att sätta upp ett villkor för summa, där regeln ska gälla om summan är mer än 99 kr. Här ser du att det står “Och” mellan raderna. Detta utgår från att regeln matchar om Alla villkor matchar. Dvs. att transaktionen kommer matcha mot bankregeln om den både har meddelandet “abonnemang” samt har ett belopp som är högre än 99 kr.

Skulle vi vilja att regeln matchar mot transaktionen om raden innehåller meddelande “abonnemang” eller att beloppet är mer än 99 kr så kan vi justera detta och ställa in att regeln matchar om Något villkor matchar. Istället för “Och” står det nu alltså “Eller” mellan de villkor som satts upp.

Sätt upp olika villkorsgrupper

Det finns möjlighet att göra bankregeln ännu mer specifik genom att också inkludera olika villkorsgrupper. Vi utgår från de villkor vi satt upp från början, dvs bankregeln ska matcha mot transaktionen om Meddelande innehåller “abonnemang” och Belopp överstiger 99 kr.

För att lägga till en grupp, klicka på Lägg till villkorsgrupp. I exemplet vill vi nu sätta upp regeln så att de två första villkoren gäller tillsammans med två olika varianter på meddelande som också ska ingå i transaktionen. Genom att lägga till en villkorsgrupp där gruppen ska matcha om Något villkor matchar så kan vi alltså få följande där transaktionen antingen ska innehålla “Telia” eller “Telenor”. Resultatet på transaktioner som kommer kunna matchas mot regeln blir alltså följande:

Transaktionen innehåller texten “abonnemang”, “telia” och beloppet är mer än 99 kr
Eller
Transaktionen innehåller texten “abonnemang”, “telenor” och beloppet är mer än 99 kr

Nästa steg är att välja åtgärd, dvs vilken eller vilka bokföringsmallar som ska föreslås utifrån villkoren. Välj om regeln ska gälla för kostnad eller inkomst och sök sedan efter bokföringsmallen. Du kan alltså välja fler än en bokföringsmall om du vill.

Du kommer nu få en förhandsgranskning utav befintliga transaktioner som matchar regeln du skapar. Genom att välja en specifik rad kan du få extra hjälp kring att se varför en en rad matchade eller ej. Klicka på Spara för att skapa regeln.

Ändra prioritet

Du kan välja vilken ordning som bankreglerna ska prioriteras. Klicka på Ändra prioritet och dra enkelt raderna för att välja vilken regel som ska ha högst prioritet, andra prioritet osv.