Skicka e-faktura till kunder

Att skicka e-fakturor är enkelt att göra i Bokios faktureringsprogram. Skicka e-fakturor till företag inom offentlig sektor, privat sektor, både i Sverige och EU/EES. I Bokio skickas e-fakturorna via Access-Punkten Crediflow i formatet PEPPOL BIS Billing 3.

Hur aktiverar man leveransmetoden e-faktura?

Gå in under Inställningar → Konfigurera e-faktura 

Kontrollera så att företagsdetaljerna är korrekta och välj ifall ni både önskar skicka och ta emot e-fakturor. Klicka sedan på Aktivera e-faktura

Informationen kommer att skickas till Access-Punkten i PEPPOL och du är redo att börja skicka e-fakturor direkt från Bokio.

Vad är mottagare och hur väljer man rätt?

På resp. fakturakund i Bokio väljer du e-fakturamottagare genom att klicka på flervals-ikonen → Redigera kund

Du kan även komma åt samma vy i skapandet utav en ny faktura genom att välja Redigera Kund. 

Vissa företag kan ha flera mottagare för ett och samma organisationsnummer, t.ex. en kommuns olika förvaltningar eller ett landstings olika sjukhus. I dessa fall har mottagarna unika GLN-nummer (läs mer om GLN-nummer nedan)

Välj rätt mottagare som du vill skicka e-faktura till. När du valt mottagare visas ibland (speciellt för mottagare inom offentlig sektor) en text under mottagaren med specifik information angående fakturering via e-faktura till den mottagaren. T.ex. kontaktinformation och vilka extrafält som måste finnas med i fakturan. Mer utförlig information brukar även finnas att hitta på mottagarens webbsajt.

Om du skickar e-fakturor till olika mottagare på samma organisationsnummer rekommenderar vi att du skapar separata kunder för detta i Bokio.

Godkännade av den som skickar e-faktura

Vissa mottagare av fakturor kräver att de först ska godkänna den som skickar fakturan. Om så är fallet så syns detta på mottagaren (godkännade behövs) i Bokio och en förfrågan skickas till e-fakturamottagaren när man klickar Spara på kunden. När mottagaren godkänner denna förfrågan kan man sedan tillsvidare skicka e-fakturor. Alltså görs detta godkännandeförfarande endast en gång per kund, om kunden kräver det.

Tilläggsinformation

Vissa mottagare kräver extrainformation på fakturan som t.ex. beställarreferens, kontraktsreferens, leveransadress, ordernummer, projektnummer. Om du tidigare använt textrader för att få in information som din kund kräver så kan de nu behöva läggas till som "Tilläggsinformation". Du kan lägga till all information som din kund efterfrågar genom att klicka på Tilläggsinformation när du skapar upp fakturan. 

Du kommer då få välja vilken/vilka typ(er) utav referens(er) du önskar lägga till:

Leveransmetod

För att sedan skicka fakturan som en e-faktura väljer du Skicka som e-faktura under Leveransmetod

Vilka kan skicka e-faktura i Bokio?

Alla företag som fakturerar i Bokio och har prisplanen Premium eller Premium Plus kan skicka sina fakturor som e-faktura till sina företagskunder.

Vilka kan man skicka e-faktura till i Bokio?

Idag går det att skicka e-faktura till alla företagskunder (inom EU/EES), alltså inte ännu till privatpersoner. Företag i offenlig sektor måste enligt lag ta mot sina fakturor som e-faktura men övriga privata företag kan också ta emot e-fakturor skickade från Bokio.

GLN-nummer

I vissa fall är mottagarens GLN-nummer (Global Location Number, ibland även kallat GS1-lokaliseringsnummer) viktigt att ha koll på så att e-fakturan kommer till rätt mottagare inom företaget. T.ex. så har vissa stora företag (Stockholms Stad) många olika mottagare som är under samma organisationsnummer. Det är här GLN-numret behövs så att det är rätt avdelning på mottagande företag som betalar fakturan.

I Bokio hjälper vi er med att välja GLN-nummer på ett smidigt sätt. Det räcker med att veta mottagarens organisationsnummerså kan du själv välja mottagare om det finns flera under samma organisationsnummer.

Påminnelse

På rekommendation från myndigheten för digital förvaltning så skall en påminnelse inte skickas som e-faktura. Av den anledningen så får du i Bokio alternativen att ladda ner eller skicka som email när du lägger till en påminnelse.

Priser

Om du har prisplanen Premium eller Premium Plus så ingår E-faktura och det kostar inget extra att skicka dessa fakturor.