Hur skapar jag en återkommande faktura?

Med återkommande fakturor i Bokio behöver inte lägga ned extra jobb med att skapa upp fakturor som du skickar till kunder på återkommande basis. Istället är de skapade och redo när du vill skicka dem. Du slipper också oroa dig för om du skulle ha glömt eller redan ha skickat en faktura till kunden. Med återkommande fakturor kan du automatisera ditt fakturerande, undvika misstag och få stenkoll på din försäljning!

Vad är en återkommande faktura?

Återkommande fakturor, även kallat avtalsfakturering, innebär att du skapar fakturor till kunder som ska faktureras på fasta tidsintervaller, såsom månadsvis eller kvartalsvis. Du sätter enkelt upp en återkommande faktura med det som ska faktureras och sedan kommer Bokio generera nya faktura-utkast i det tidsintervall du har valt.

Skapa en återkommande faktura

Börja med att skapa en faktura precis som vanligt. För att sedan välja att fakturan ska skapas på återkommande basis så klickar du i checkboxen Återkommande faktura under "Villkor".

Du kommer först få sätta "Nästa fakturadatum", vilket är den dag den allra första fakturan kommer att skapas.

Därefter väljer du vilken frekvens som fakturan ska skapas. Frekvensen kan vara veckovis, månadsvis, kvartalsvis eller årsvis.

När du är helt klar med fakturan klickar du på Skapa återkommande faktura. Detta skapar fakturan som en återkommande faktura (inget skickas till din kund än). Denna återkommande faktura kommer fungera som en mall som kommer generera dina fakturor.

Du hamnar därefter på sidan för den återkommande fakturan som ger en översikt på de inställningar och frekvens du valt. Här kommer du också kunna se när nästa fakturautkast kommer att skapas. När flera fakturor har skapats så kan du se dem under historiken och navigera till dem genom att klicka på länkarna.

Fakturor skapas som utkast

Fakturor som genereras från den återkommande fakturan kommer skapas som Utkast som du själv publicerar och skickar till din kund. Just nu så kan inte fakturan publiceras eller skickas automatiskt men det är något vi planerar att lägga till i framtiden.

Ett tips för att hitta ett fakturautkast som skapats från en återkommande faktura är att kolla efter ikonen som indikerar detta i vanliga fakturalistan under status fliken.

Översikt av alla återkommande fakturor

Alla återkommande fakturor kommer samlas under fliken Återkommande fakturor i sid-navigationen. Där går det att se vilka återkommande fakturor som är aktiva, summan som faktureras hittills samt se vilket datum nästa faktura-utkast planeras att skapas.

Påminnelser när ett fakturautkast har skapats

För att inte missa när ett fakturautkast har skapats så sammanställer vi de återkommande fakturor som genererats per dag i en notis vilket gör det enklare att få en bra överblick. Gå till Inställningar → Hantera notiser för att slå på de inställningar du vill ha under "Återkommande faktura har generats".

Utkast läggs till i Saker att göra

Ännu ett initiativ för att du som företagare inte ska missa att ett fakturautkast har skapats så läggs de till i Saker att göra listan under "Granska" och "Fakturor". Den försvinner först efter att du har publicerat fakturan eller tagit bort den.

Redigera eller sluta skapa återkommande fakturor

För att sluta skapa nya fakturor så görs det under flervalsikonen uppe i högre hörnet på Återkommande faktura sidan. När den stoppats så kommer den lägga sig under Alla återkommande fakturor med statusen Arkiverad.

I den menyn finner du även möjligheten att redigera fakturan. Det kan vara nödvändigt ifall priser ändras eller om något annat behöver redigeras på fakturorna till kunden.

Om du vill sätta upp en ny återkommande faktura baserad på en befintlig så kan du välja Kopiera återkommande faktura i menyvalet.