Hur krediterar jag en faktura?
Fakturan är kundens krav på betalning av en tjänst eller vara, men i fall av retur, kompensation, skador på varor eller liknande situationer kan säljaren av produkten välja att stryka fakturan. Alltså kreditera den.
Kreditfaktura - när du krediterar en faktura
När en faktura krediteras blir den ursprungliga fakturan krediterad och det skapas en ny faktura: en kreditfaktura. Denna kreditfaktura ska skickas till kunden. I Bokio kan du välja att kreditera en befintlig faktura eller skapa en fristående kreditfaktura.
Så här krediterar man fakturan
- Gå in på fakturan i Bokio (alternativt välj "Ny kreditfaktura" på startsidan för fakturor).
- Klicka på knappen "..." uppe i högra hörnet.
- Klicka Kreditera faktura.
- Välj vad som ska krediteras samt vilken leveransmetod. Om du exempelvis endast vill kreditera men inte skicka en kreditfaktura till kund kan du välja Ladda ned PDF
Fakturan krediteras och det skapas en ny faktura; kreditfakturan.
När du väljer "Kreditera faktura" skapas automatiskt en kreditfaktura som du nu kan välja att redigera innan den skickas till kunden.
Steg 1: Redigera företagsinställningar
Precis som när du skapar en faktura så kan du här göra eventuella justeringar av ditt företags inställningar.
Steg 2: Din kund
Om du har valt att kreditera en existerande faktura så är kunden i detta steg redan förvalt och du får även information om vilken faktura som kreditfakturan är kopplad till. Skapar du en ny kreditfaktura från startsidan för fakturor så kan du här välja kund samt vilken faktura det är som ska krediteras. Du kan också välja att lämna fältet "Koppla till faktura" tomt om det är så att fakturan som ska krediteras inte är skapad i Bokio.
Steg 3: Kundfordringar att kreditera
I nästa steg ska du välja vad som ska krediteras åt kunden. Tänk på att det som står kvar på kreditfakturan du nu skapar är alltså det som kommer att krediteras kunden.
Kreditera del av faktura
Är det en del av fakturan som ska krediteras så kan du redigera antalet av respektive artikel. Klicka på varan eller tjänsten och justera därefter antal. Ska kunden krediteras 3 st så skriver du 3. Klicka därefter på Uppdatera.
Resultatet blir följande:
Om du vill kreditera delar av ett belopp men valt till exempel styck på din artikelrad, och inte har antal att kreditera, rekommenderar vi att du krediterar hela fakturan och skapar en ny med nytt aktuellt pris.
Steg 4: Inställningar för kreditfaktura
Precis som när du skapar en faktura så kan du i sista steget innan fakturan publiceras, justera inställningarna så som faktura- och förfallodatum. Du kan inte sätta ett datum i framtiden men däremot ett tidigare datum. Uppgifterna är hämtade från kundens inställningar men det går bra att ändra detta på den specifika fakturan. Klicka på dropdown-menyerna för att välja faktura- respektive förfallodatum. Förfallodatum är i det här fallet då återbetalning till kunden senast ska ske (om det är så att kunden redan har betalat och denne ska återbetalas).
Steg 5: Publicera kreditfaktura
När du är klar kan du om du vill, innan du publicerar fakturan, förhandsgranska den. Klicka på Förhandsgranska PDF så exporteras fakturan direkt som en PDF och du ser exakt hur den färdiga fakturan kommer se ut. Här kan du också välja att spara kreditfakturan som utkast om det är så att du vill fortsätta skriva den vid senare tillfälle. Observera att kreditfakturor precis som fakturor aldrig får ett fakturanummer förrän de faktiskt är publicerade.
Välj leveransmetod och klicka sedan på Skicka och publicera om du är klar med fakturan.
Nästa steg är att bokföra kreditfaktura. Detta hanteras lite olika beroende på om kunden har betalat den ursprungliga fakturan eller ej.