Semesterårsslut med automatiska semesterbalanser

Du som använder Bokio lön och har flera anställda (Business eller Plus) kan aktivera automatiska semesterbalanser. Mer information om automatiska semesterbalanser hittar du här. Vid varje semesterårsslut ska balanserna räknas om, där intjänade dagar ska omvandlas till betalda dagar och så vidare.

När du aktiverar automatiska semesterbalanser kan du välja om semesteråret ska följa kalenderår, eller mer vanligt april - mars.

 

Första dagen efter att ditt semesterår är slut presenteras semesterårsslutet i din Att göra-lista (under Att bokföra) och under Personal och löner → Löner. Flödet för semesterårsslutet finns tillgängligt i 1 månad.

Anledningen till att semesterårsslutet begränsas efter 1 månad beror på att de automatiska semesterbalanserna inte ska användas i fler lönekörningar än för året som nu passerat. Missar man att göra semesterårsslutet i den automatiska funktionen behöver man uppdatera de automatiska semesterbalanserna manuellt istället.

Under det senaste semesteråret har dina anställda tjänat in och använt semester. Under varje månad du har gjort lönekörningar har Bokio bokfört intjänad semester för det kommande året (om de har månadslön) och hur många dagar de har använt under det senaste semesteråret.

Steg 1: Innan du börjar

Se till att du har skapat och bokfört alla lönekörningar 

Alla intjänade dagar bokförs samma månad som de händer.

Exempel 1: John jobbar heltid i mars. På mars lönekörning har vi registrerat hans intjäning för nästa år, medans all frånvaro registreras månaden efter det hände.

Exempel 2: Anna jobbar heltid i mars och tog fyra dagar semester, vilket läggs till på aprils lönekörning. Det betyder att du behöver bokföra april-lönen innan du går vidare.

När du har startat semesterårsslutet så ska du inte låsa upp gamla lönekörningar

Eftersom balanserna är knutna till lönespecifikationerna så kommer en upplåsning leda till att balanserna uppdateras igen, vilket leder till att de blir fel.  

Steg 2: Flytta över semesterbalanser

I det här steget ser du till att dina anställdas semesterbalanser är korrekta. Du kommer sedan flytta över semesterbalanserna till ett nytt semesterår. 

Behöver du redigera något kan det göras genom Redigera. Då kommer du till Gå igenom dina balanser. 

När du kontrollerat en anställd väljer du Ser bra ut!

Gå vidare genom att klicka Bekräfta och fortsätt. De nya balanserna blir inte aktiva förrän du är klar med alla anställda och har bokfört förändringarna i steg 3. 

Steg 3: Bokför

I sista steget skapas två verifikat. Det första verifikatet nollar din nuvarande semesterskuld fram till den senaste dagen i det föregående semesteråret.

Det andra verifikatet kommer innehålla din nuvarande semesterskuld från första dagen i det nya semesteråret. Det här leder till att din semesterskuld är uppdaterad!