Bokföra utlägg

När en anställd i ditt företag har laddat upp ett utlägg, är det dags att bokföra kvittot eller fakturan. Detta kan göras av dig som har rättigheter att bokföra för företaget i Bokio.

Steg 1: Gå till Att göra

De utlägg som anställda har laddat upp i Bokio hamnar på sidan Att göra. Det är härifrån själva bokföringen av utlägget sker.

För muspekaren över det utlägg du önskar bokföra och klicka Bokför för att gå vidare.

Steg 2: Bokför

I första steget ska du välja bokföringsmall. Klicka på den mall du vill använda så kommer du automatiskt vidare till nästa steg.

Här får du en översikt på vad den anställde (den användare som laddat upp utlägget) har fyllt i för uppgifter på utlägget, såsom vad utlägget gäller, belopp och betaldatum. Samtliga fält är låsta och kan enbart justeras av användaren som har laddat upp utlägget.

Kontrollera noggrant att datum och summa stämmer utifrån underlaget. Skulle något vara felaktig får du be den anställde att gå in på Mina utlägg i Bokio och redigera utlägget.

Skulle utlägget innehålla flera olika slags inköp eller artiklar med olika momssatser så kan du klicka på Lägg till mall för att bokföra med flera bokföringsmallar.

Observera!

Som du ser så finns det ingen möjlighet att välja betalkonto. Detta är för att samtliga utlägg som laddas upp genom utläggsfunktionen, automatiskt bokförs som en skuld på konto 2890. När utbetalningen till den anställde sedan sker och bokförs, så kvittas detta genom att konto 2890 debiteras och det betalkonto pengarna betalas ut ifrån (tex. företagskonto 1930) krediteras.

I sista steget får du precis som vanligt en förhandsgranskning på hur verifikatet kommer se ut. Raden för konto 2890 är låst. Klicka på Bokför för att bokföra utlägget.

Steg 3: Planera utbetalning

När utlägget är bokfört hamnar det automatiskt på sidan Utbetalningar under Utlägg.

Nästa steg är att schemalägga utbetalning av utlägg.