Schemalägg och registrera utbetalning av utlägg

När dina anställda har laddat upp sina utlägg i Bokio är det dags för dig som administratör eller arbetsgivare att planera för utbetalning. Har du aktiverat Bokio Företagskonto så registrerar du enkelt betalningen direkt i Bokio och signerar med BankID. Använder du ett annat betalsätt så kan du registrera utbetalningen manuellt. I den här guiden går vi igenom båda tillvägagångssätten.

Utbetalning av utlägg med Bokio Företagskonto

När du har godkänt och bokfört anställdas utlägg så kan du som har tillgång till utläggshanteringen gå in på sidan Utbetalningar för att hantera och göra utbetalningarna direkt med ditt Bokio Företagskonto. Välj de utlägg du vill betala, vilket datum utbetalning ska genomföras (kan tidigast sättas till 1 dag efter dagens datum) och klicka sedan på Betala med Bokio Företagskonto.

För att gå vidare till signering klickar du på Lägg till betalning.

För att gå vidare och signera betalning, klicka på Signera betalningar.

Du skickas nu till sidan för Betalningar under Bank. Om det ligger flera betalningar som ska signeras kan du välja att betala dem samtidigt, alternativt avmarkera så att du endast signerar betalning av utlägg. Klicka på Signera och betala uppe i högra hörnet eller på raden för utbetalningen och välj Signera och betala.

Bekräfta utbetalningen genom att signera med BankID.

På sidan Utbetalningar finns nu en bekräftelse på att utbetalningen är signerad och för den anställde blir status för utlägget "Planerad utbetalning".

Vid utbetalningsdatum kommer beloppet dras ifrån ditt företagskonto och utbetalningen av utlägg kommer att bokföras automatiskt.

Ångra utbetalning av utlägg

Fram tills dess att utbetalningen är gjord (dvs senast dagen före utbetalningsdatum) har du möjlighet ångra betalningen. Gå in på sidan Betalningar under Bank, klicka på utbetalningen av utlägg som du signerat och välj Avbryt betalning.

Observera!
Om du efter att betalningen är gjord kommer på att något blivit fel så har du ej möjlighet att ångra varken bokföring eller betalning.

 

Manuell utbetalning av utlägg

Har du inte aktiverat Bokio Företagskonto eller föredrar ett annat betalsätt så väljer du istället att betala utlägget genom Manuell betalning. Välj de utlägg du vill utbetala, datum då du planerar att göra utbetalningen och klicka sedan på Schemalägg för manuell betalning.

Det du får göra är att logga in på din bank och betala så att pengarna dras på den dag du schemalagt i Bokio. När betaldatum passerat, kan du registrera och bokföra betalningen i Bokio. Klicka på Bokför betalning. Skulle utbetalningen ha skett på ett annat datum än det som är schemalagt kan du klicka på att ångra för att sedan ändra datum på utbetalningen till det datum det faktiskt blev betalt.

För den anställde, vars utlägg blivit utbetalt och bokfört, kommer status att ändras från "Planerad utbetalning" till "Utbetald".

Ångra bokförd utbetalning

Vill du ångra en bokförd utbetalning som gjorts manuellt (dvs ej via Bokio Företagskonto) så kan du på fliken Utbetald under Utbetalningar, se historik på samtliga betalningar av utlägg. Där kan du välja att Ångra bokföring. Bokfört verifierat kommer då att annulleras.

Utbetalningen kommer att flyttas till Schemalagda utbetalningar. Beroende på vad du behöver justera på utlägget kan du nu ångra den schemalagda utbetalningen så att den hamnar under Utlägg som inväntar betalning.

Om du annullerar själva utlägget i bokföringen, kommer det även att försvinna från utbetalnings-kön.